Kundenorientierte Korrespondenz sollte kurz, konkret und positiv sein. Die Praxis zeigt aber: Es fällt vielen Menschen schwer, beim Schreiben den richtigen Ton zu treffen. Dabei sollte sich jeder bewusst machen, dass schlecht geschriebene Briefe oder E-Mails am Ende sein Image als Profi schädigen können. Ob Projektbewerbung, Informationsbrief, Mahnung oder Akquisitionsanschreiben – jeder kleinste Fehler kann teuer werden. Die Korrespondenz doch einfach mal von einer unabhängigen Person prüfen lassen, kann sich lohnen – ebenso wie das Beherzigen von ein paar Tipps.
Neun Punkte für den Geschäftsbrief
In der Praxis schreibt man meist eine E-Mail, hin und wieder kommt man aber um die Printversion der Geschäftskorrespondenz nicht herum, z. B. bei Rechnungen oder Mahnungen. Generell sollte man geschäftliche Korrespondenz auf folgende Punkte checken:
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Damit Ihr Geschäftsessen ein voller Erfolg wird, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt:
werden geschäftliche Einladungsschreiben meist gedruckt oder als persönlicher Einladungsbrief mittels PC gestaltet. Die Entscheidung, welche Form gewählt wird, hängt als erstes von der Art der Veranstaltung ab. Je offizieller eine Feier ist, umso eher wird einer gedruckten Einladungskarte der Vorzug gegeben. Für Geschäftsjubiläen oder Festakte beispielsweise wählt man fast immer die gedruckte Form. Selbstverständlich hängt diese Entscheidung auch von der Art der Firma ab. Zur Eröffnung eines Computerladens zum Beispiel ist der auf dem PC erstellte persönliche Einladungsbrief im Sinne der Corporate Identity bestimmt nicht falsch. Eine Druckerei hingegen wird mit einer außergewöhnlich gestalteten gedruckten Einladung zum Firmenjubiläum gleichzeitig die eigenen qualitativen Möglichkeiten beweisen wollen.
Auch bei bester Planung und stetem Bemühen um Pünktlichkeit ist es nicht immer zu vermeiden, dass es zu Verschiebungen kommt. Das Mindeste ist dann eine Entschuldigung, besser noch eine Information vorab. Sobald abzusehen ist, dass eine Verabredung nicht mehr zeitgerecht eingehalten werden kann, sollte der Gesprächspartner benachrichtigt werden. Freundlicherweise bietet der sich Verspätende von sich aus an, einen neuen Termin zu vereinbaren, falls die zeitliche Verschiebung den Terminplan des anderen zu sehr durcheinander bringt. Bei unvorhersehbaren Schwierigkeiten wird der Empfangende selbstverständlich versuchen, trotz Verzögerung den Termin noch irgendwie dazwischen zuschieben. Hat sich beispielsweise eine Besucherin aus einer anderen Stadt wegen schlechter, winterlicher Straßenverhältnisse entschlossen, den Zug zu nehmen, um trotzdem mit Sicherheit pünktlich zu sein, und hat genau dieser nun eine beträchtliche Verspätung, kann das wirklich nicht mehr auf das Konto Nachlässigkeit gebucht werden.
hat sich inzwischen herumgesprochen. Nur wenn eine Frau darauf besteht – bei älteren Damen ist das manchmal der Fall – sollte diese Anrede noch gebraucht werden. Frau und Herr sind in Deutschland die gängigen Formen, bei denen akademische Titel, wenn vorhanden, mit genannt werden.
Selbstverständlich braucht sich nicht jeder im Berufsleben jedem Kunden vorzustellen. Von Verkäuferinnen und Verkäufern in Einzelhandelsgeschäften, von Zug- oder Flugbegleitern beispielsweise erwartet das niemand. Aber immer dort, wo längere Gespräche und Verhandlungen stattfinden sollen, ist es üblich.
“Interessiere Dich für andere, wenn Du haben willst, dass andere sich für Dich interessieren. Respektiere Dich selbst, wenn Du willst, dass andere Dich respektieren sollen.”
