Die Form

Im Gegensatz zum Privatleben, wo man Einladungen häufig von Hand schreibt oder telefonisch ausspricht,Veranstaltungen werden geschäftliche Einladungsschreiben meist gedruckt oder als persönlicher Einladungsbrief mittels PC gestaltet. Die Entscheidung, welche Form gewählt wird, hängt als erstes von der Art der Veranstaltung ab. Je offizieller eine Feier ist, umso eher wird einer gedruckten Einladungskarte der Vorzug gegeben. Für Geschäftsjubiläen oder Festakte beispielsweise wählt man fast immer die gedruckte Form. Selbstverständlich hängt diese Entscheidung auch von der Art der Firma ab. Zur Eröffnung eines Computerladens zum Beispiel ist der auf dem PC erstellte persönliche Einladungsbrief im Sinne der Corporate Identity bestimmt nicht falsch. Eine Druckerei hingegen wird mit einer außergewöhnlich gestalteten gedruckten Einladung zum Firmenjubiläum gleichzeitig die eigenen qualitativen Möglichkeiten beweisen wollen.

Telefonische Einladungen sind für offizielle Veranstaltungen nur in Form von Vorabanfragen üblich. Besonders wichtige Gäste, auf die man unter keinen Umständen verzichten möchte, oder Personen, die zu einem Anlass eine Rede halten sollen, werden praktischerweise vorher gefragt, welcher Termin für sie günstig ist. Trotzdem verschickt man später zusätzlich noch eine schriftliche Einladung.

Firmeninterne Feiern oder zwanglose Zusammenkünfte können natürlich telefonisch angekündigt werden. Will zum Beispiel eine Abteilung Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen der Firma zu einer Büroparty einladen, mutet es reichlich übertrieben an, wenn dafür Einladungen gedruckt werden. In solchen Fällen sind auch Einladungsfaxe kein Stilbruch. Für offizielle Anlässe hat sich das Fax als Einladungsform allerdings noch nicht durchgesetzt.

Der Inhalt

Zusätzlich zum Datum und zur Uhrzeit der Veranstaltung sollte aus einer Einladung hervorgehen, ob sie zeitlich begrenzt ist, ob der oder die Eingeladene mit Begleitung kommen darf/sollte oder alleine (dies geht meistens aus der Rückantwortkarte hervor, siehe dort), ob es bestimmte Vorstellungen in punkto Kleidung gibt und ob für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt ist. Besonders dann, wenn dies den üblichen Rahmen sprengt. Bei einem Vormittagsempfang zum Beispiel erwarten die Gäste nicht unbedingt mehr als Getränke und ein paar Knabbereien und Kanapees. Will ein Gastgeber seine Gäste bei einem solchen Anlass mit einem opulenten kalt-warmen Büfett verwöhnen, empfiehlt es sich, dies in der Einladung mitzuteilen. Das hilft spätere Stoßseufzer wie: “Ja, hätte ich das gewusst, wäre ich beim Frühstück etwas zurückhaltender gewesen” seitens der Gäste vermeiden.

Eine zeitliche Begrenzung in der Einladung bekannt zu geben ist absolut nicht unüblich. „Wir bitten zum Empfang von 11.00 bis 14.00 Uhr“ oder „anlässlich unserer Geschäftseröffnung am 12.12.1996 laden wir Sie von 12.12. bis 20.02 Uhr ganz herzlich ein, mit uns zu feiern“, sind Formulierungen, die nichts an Höflichkeit vermissen lassen. Einladende sollten sich nur bewusst machen, dass eine Von-bis-Formulierung den Gästen automatisch die Freiheit gibt, innerhalb der angegebenen Zeitspanne zu kommen und zu gehen, wann sie möchten. Wer das den Gästen nicht freistellen will, der greift auf die ebenso übliche Form: „Wir laden um… Uhr ein“ zurück.

Hat ein Gastgeber von den traditionellen Gepflogenheiten abweichende Vorstellungen bezüglich der Kleidung, dann sollte er auch diese Information direkt in die Einladung setzen. Möchte jemand beispielsweise zu seinem Jubiläum nicht alle um sich herum so gekleidet sehen, wie es nach alter Sitte immer noch üblich ist – nämlich im “gedeckten Anzug“, also dunkel, dunkler, am dunkelsten – weil er meint, das sei ja schließlich kein trauriger, sondern ein fröhlicher Anlass, dann hilft ein entsprechender Zusatz. Die Formulierung hierfür muss allerdings jeder selber finden. Die traditionellen Bekleidungsvermerke haben dafür nichts im Angebot, weil so etwas eben früher nicht vorgesehen war.

 Straßenanzug

 dunkler (schwarzer) Anzug

 Smoking (black tie)

 Frack (white tie)

Die modernen Formulierungen wie: „sportlich-elegant leger“ oder „festliche Kleidung“ erlauben zwar ein großes Spektrum bei der Kleidung, sind aber auch dementsprechend ungenau. Wer kann dem Wort “leger“ mit Bestimmtheit entnehmen, ob das nun mit Krawatte oder ohne bedeutet und ob es sich auch auf Jeans und T-Shirt bezieht? Selbsterfundene Bekleidungsvermerke sollten deshalb so genau wie möglich sein. Warum nicht ganz klar zum Ausdruck bringen: Im Jeanslook – Männer ohne Krawatte zum Beispiel? Das würde helfen, viele Zweifel vom Tisch zu wischen.

Die Antwortkarte

Je größer eine Veranstaltung ist, desto wichtiger sind Antwortkarten. Zur perfekten Organisation ist das Wissen um die genaue Personenzahl unerlässlich. Der besonders höfliche Einladende versieht die Rückantwortkarte über den notwendigen Text hinaus nicht nur mit seiner Adresse im Anschriftenfeld – um dem Gast Arbeit zu ersparen – sondern er frankiert die Karte auch. Für den Text gibt es mehrere Möglichkeiten. Vor einer Formulierung sei aber gewarnt: „Ich komme mit. . . Personen“. Erfahrungsgemäß zählt sich ein Teil der Eingeladenen mit dazu, der andere Teil schreibt nur die Zahl derer auf, die mitgebracht werden, ohne sich selbst einzurechnen. Wie groß unter Umständen später beim Fest die Abweichung von der angegebenen Personenzahl sein kann, wird sich jeder ausrechnen können. Deshalb ist es besser, mehrere Spalten zu machen. Die Unterteilung:

O Ich nehme teil.

O Ich bringe. . . Person(en) mit.

O Ich bin verhindert.

zum Beispiel hilft, die eben beschriebenen Missverständnisse zu vermeiden.

Ehrengäste, Ehrenplätze

Gerade im Berufsleben gibt es viele Anlässe, bei denen ein Ehrengast – neudeutsch auch VIP genannt – geladen ist. Gastgeberinnen und Gastgeber sollten Ehrengäste möglichst schon am Eingang persönlich begrüßen und sie zur Veranstaltung und den Ehrenplätzen begleiten. Bei Besuchern aus anderen Städten oder Ländern beginnt diese Begleitung am Bahnhof oder am Flugplatz. Ist dies bei mehreren Ehrengästen nicht von den Gastgebern alleine zu schaffen, dann werden Mitgastgeber – das können zum Beispiel Mitarbeiter(innen) sein – gebeten, den Empfang zu übernehmen und die Ehrengäste zum eigentlichen Gastgeber zu führen. Dies bedarf aber immer der Erklärung. Die Verabschiedung – genauso wichtig wie die Begrüßung – erfolgt auf die gleiche Weise.

Bei einem Essen gilt nach internationaler Gepflogenheit der Platz rechts neben der Gastgeberin für den männlichen Ehrengast und der rechts vom Gastgeber für den weiblichen als Ehrenplatz. Handelt es sich nicht um ein Paar, sondern eine Einzelperson, wird auch bei anderen Veranstaltungen immer der Platz rechts vom Gastgeber für den Ehrengast reserviert und zwar in einer Stuhlreihe in der Mitte. Dies muss nicht unbedingt immer in der ersten Reihe sein, weil auch erhöhte Plätze – im Theater beispielsweise kann der beste Platz auch im Rang sein – als Ehrenplätze gelten. In einem Raum sollte darauf geachtet werden, dass der Platz für den zu ehrenden Gast möglichst gegenüber dem Eingang liegt. Wo dies nicht möglich ist, sollte er oder sie zumindest seitlich zur Tür platziert werden, auf keinen Fall aber mit dem Rücken dorthin. Diese Empfehlung basiert auf alten Sicherheitserwägungen.

Im Auto gibt es situationsbedingt verschiedene Ehrenplätze. In einer Limousine mit Chauffeur, also bei sehr offiziellen Fahrten, ist der Ehrenplatz rechts hinten. In einem zweitürigen Privatwagen wird man dem Ehrengast das Nach-Hinten-Klettern ersparen. Hier ist der Vordersitz der bevorzugte. Vorausgesetzt, der Gast verzichtet nicht von sich aus darauf, weil ihm die Bezeichnung “Todessitz” diesen vergällt.

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