Selbstverständlich braucht sich nicht jeder im Berufsleben jedem Kunden vorzustellen. Von Verkäuferinnen und Verkäufern in Einzelhandelsgeschäften, von Zug- oder Flugbegleitern beispielsweise erwartet das niemand. Aber immer dort, wo längere Gespräche und Verhandlungen stattfinden sollen, ist es üblich.

Die Selbstvorstellung

Für die Selbstvorstellung gibt es mehrere Möglichkeiten der Formulierung. Die Formen:

• mein Name ist Müller
• mein Name ist Jochen Müller
• ich bin Jochen Müller

sind “umgangsformentechnisch” gesehen gleich richtig. Die letzte Form wird allerdings von Psychologen als die empfehlenswerteste betrachtet.

• ich heiße Herr Müller
• ich bin Herr Müller

war nie üblich und ist auch heute nicht der gute Ton.

• Jochen
• Müller
• Jochen Müller

Die Entscheidung, sich nur mit dem Nachnamen oder mit Vor- und Zunamen vorzustellen, liegt bei jedem selbst und wird entweder durch die psychologische Erkenntnis, dass zu einem vollwertigen Menschen auch sein voller Name gehört, beeinflusst oder durch praktische Überlegungen auf Grund von Namensgleichheiten in einer Abteilung oder Firma. Die kürzeste Form, nur Müller oder Bartels ist auch nicht falsch, wirkt aber etwas knapp, manchmal sogar unverbindlich. Sie ist eigentlich nur dort empfehlenswert, wo sich jemand vielen Personen direkt hintereinander einzeln vorstellen muss.

Bekannt machen durch Dritte

Die Begriffe Vorstellen und Bekannt machen sind nicht ganz zu trennen. Im Allgemeinen sprechen wir bei der modernen Form von Bekannt machen, zumindest im Privatleben. Vorgestellt wird nur noch dort, wo es offiziell zugeht. Redner werden beispielsweise dem Publikum vorgestellt. Auch im Beruf praktiziert man noch häufig die offizielle Vorstellung, schon allein auf Grund der Hierarchie. Trotzdem ist sie nicht mehr ganz so kompliziert wie die Vorstellung alter Art.

Früher wurde die unverheiratete Frau der verheirateten Frau vorgestellt, die und der Jüngere der und dem Älteren, der Herr der Dame und – auch auf privater Ebene – der “Rangniedrigere” dem “Ranghöheren”. Im Privatleben sind davon nur noch zwei Kriterien übrig geblieben, die beim Bekannt machen beachtet werden sollten: dass der Name des Herrn vor dem der Dame genannt wird und der Name eines wesentlich Jüngeren – also nur noch bei Generationsunterschieden und nicht wie früher, auch bei geringen Abweichungen – vor dem des wesentlich Älteren. Rangunterschiede werden dort nicht mehr gemacht, selbstverständlich auch nicht zwischen verheirateten und unverheirateten Frauen.

Im Beruf richten wir uns nach anderen Gesichtspunkten. Dort wird nicht darauf Wert gelegt, den Namen des Herrn immer zuerst zu nennen, sondern entscheidend ist die Hierarchiestufe, unabhängig vom Geschlecht. Es wird immer demjenigen, der in der Hierarchie eine Stufe höher steht, der oder die andere vorgestellt, also auch eine neue Mitarbeiterin dem Chef. Das Bekannt machen mit Kolleginnen und Kollegen fällt leicht, da situativ immer ein einzelner Hinzukommender – egal, ob Mann oder Frau – der Gruppe vorgestellt wird. Es ist eine höfliche Geste einem ausländischen Gast gegenüber, ihm einen Inländer vorzustellen, weil dies in der Denkart alter Vorstellungsriten bedeutet, dass der Ausländer “höhergestellt” ist. Aus dem gleichen Grund können sich auch Kunden geehrt fühlen, wenn ihnen der Chef vorgestellt wird. Besonders die ältere Generation empfindet das noch sehr stark so. Deshalb empfehlen sich Absprachen zwischen Mitarbeitern und Chefs, wie dies gehandhabt werden soll. Für keine Mitarbeiterin und keinen Mitarbeiter ist es angenehm, sich erst in dem Fall, wo sie oder er damit konfrontiert wird, Kunden und Chef bekannt machen zu sollen, blitzschnell pro oder kontra Kunde – Chef entscheiden zu müssen.

Titel werden beim Bekannt machen durch Dritte vom Vorstellenden mitgenannt und auch hier sind kurze Zusatzinformationen zum Namen, die sich zum Beispiel auf die berufliche Position beziehen können, oft hilfreich. Früher übliche Floskeln wie „Angenehm“, „Gestatten“ oder „Sehr erfreut“ wirken verstaubt und sind nicht mehr zeitgemäß.

Die Visitenkarte

Geschäftliche und private Visitenkarten sind heute nicht mehr unbedingt voneinander getrennt. Oft findet man sowohl die Geschäfts- als auch die Privatadresse auf einer Karte. Zusätzlich zu der Überlegung, ob man das möchte oder nicht, lohnt es sich, über die Gestaltung, die Art des Papiers sowie über Farbe und Schriftbild nachzudenken. Schließlich gibt eine Visitenkarte den persönlichen Geschmack und den individuellen Stil der Person wieder, die sie überreicht.

Darüber hinaus ist sie häufig Ausdruck der Marketingstrategie eines Unternehmens, ein Teil der Corporate Identity. Dann hat ein Einzelner meistens nicht allzu viele Möglichkeiten, seine eigenen Ideen zu verwirklichen.

Es hat sich allgemein durchgesetzt, eine Größe von 100×70 mm nicht zu überschreiten und als Minimum ein Maß von 70×40 mm zu wählen. Als praktische Größe hat sich das Scheckkartenformat erwiesen. Ob sich jemand für eine Klappkarte entscheidet, hängt weitgehend davon ab, wie viele Informationen untergebracht werden sollen. Häufiger sind einseitige Karten. Wird eine Visitenkarte als Anlage bei der Versendung von versprochenen Unterlagen – quasi als Ersatz für einen Kurzbrief – verwendet, ist es nicht unbedingt nötig, sie mit einer Anrede und/oder Unterschrift zu versehen. Ein kurzer handschriftlicher Zusatz: Wie telefonisch besprochen. Mit freundlichen Grüßen Renate Bartels zum Beispiel macht die Sendung aber um ein Vielfaches persönlicher. Wird die Karte als Gruß beispielsweise einem Blumenstrauß oder einem (Werbe-)Geschenk beigelegt, empfiehlt es sich, sie in einen kleinen passenden Umschlag zu stecken.

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