Gleich zu Beginn einer Selbstständigkeit fällt schon viel Schriftverkehr an. Lassen Sie sich davon nicht verrückt machen! Sie müssen kein professioneller Briefeschreiber sein, um Ihre Geschäftspost zu beantworten. Wir helfen Ihnen dabei. Lesen Sie hier wie Sie einen formellen Geschäftsbrief schreiben und wie Sie das leicht erlernen können.


Die Frage „Wie schreibe ich einen formellen Geschäftsbrief?“ stellt sich jedem Selbstständigen. Gerade diejenigen, die keine kaufmännische Erfahrung haben, tun sich damit schwer. Dabei ist es gar nicht schwierig, einen formellen Geschäftsbrief zu schreiben. Allerdings sollte man auf die Einhaltung der aktuellen Normen achten. Alle Schriftverkehre, also Briefe, Angebote, Rechnungen und weitere Schreiben werden durch die DIN Norm geregelt. Wie üblich gibt es in Deutschland und der EU für jeden Vorgang im Geschäftsleben Regeln und Normen. Die DIN Norm 5008 regelt den Schriftverkehr. Allerdings ist diese Regelung kein Gesetz sondern nur ein offizieller Referenzrahmen. Damit wurde eine einheitliche Grundlage geschaffen, die es Verfassern wie Lesern ermöglicht, auf einem Level zu arbeiten. Vor allem wurde so auch unnötiger Kreativität im Geschäftsbrief ein Riegel vorgeschoben. Schließlich geht es bei geschäftlichen Schreiben primär um die Übermittlung von Informationen. Allerdings kann auch eine DIN Norm nicht jeden individuellen Fall abdecken. Deswegen sollte zu Beginn der Selbstständigkeit für jeden Brief eine Vorlage erstellt werden. Bei der Erstellung müssen dann sowohl die DIN Normen, als auch Ihre individuellen Anforderungen erfüllt werden.
Bedenken Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlagen für die formellen Geschäftsbriefe immer, was Sie an Inhalten benötigen. Je nachdem, wie viele feste Elemente enthalten sein müssen, fällt dann auch die Vorlage aus. Hilfe dazu erhalten Sie auch bei diversen Downloadportalen im Internet, die Ihnen Vordrucke und die DIN Norm 5008 zum Download anbieten.

Die Inhalte eines formellen Geschäftsbriefes

Die DIN Norm regelt vor allem das einheitliche Erscheinungsbild und Schriftbild von formellen Geschäftsbriefen. Was für Sie als Hilfe in der Buchhaltung und für das professionelle Erscheinungsbild allerdings immer enthalten sein sollte, sind folgende Punkte:
• Kopfzeile mit Ihrer Adresse,
• Adressfeld für den Empfänger,
• Datum und Betreffzeile (den Titel „Betreff“ schreibt man seit 2005 nicht mehr)
• Ihre vollständige Adresse inkl. Telefonnummer, E-Mail, Internet, und Fax,
• eine förmliche Anrede:  Sehr geehrte/r …
• Felder für „Ihre Nachricht vom…“, Kundennummer oder Vorgangsnummer,
• bei  Angeboten und Rechnungen auch dafür eine fortlaufende Nummerierung und
• eine Verabschiedungs- und Unterschriftszeile.

Schreibstil des formellen Geschäftbriefes

Der Stil Ihres formellen Geschäftsbriefes sollte immer respektvoll und nüchtern sein, ohne dabei zu trocken zu wirken. Vermeiden Sie unbedingt unnötige Verschachtelungen der Sätze und konzentrieren Sie sich auf die zu vermittelnde Botschaft. Der Empfänger wird prinzipiell gesiezt. Ausnahmen sind selbstverständlich bei langjährigen Geschäftspartnern, mit denen Sie sich duzen oder Bekannten möglich. Wenn Sie all die hier angeführten punkte beachten, werden Sie schon mit Ihren Geschäftsbrief für einen guten ersten Eindruck sorgen.

Tipps:

So schreibe ich einen Geschäftsbrief – der Buchtipp

DIN Norm zu Geschäftsbriefen

Foto: dido-ob – www.pixelio.de

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